Ufficio Servizio protocollo

L'Ufficio Servizio Protocollo gestisce la registrazione, la classificazione e l'archiviazione dei documenti ufficiali e delle comunicazioni aziendali, assicurando il corretto flusso informativo e la conformità alle normative di gestione documentale.

Argomenti

Accesso all'informazione

Comunicazione istituzionale

Trasparenza amministrativa

Competenze

Registrazione Documenti: Accoglienza e registrazione di tutti i documenti in entrata e uscita, inclusi corrispondenza, atti ufficiali e comunicazioni interne.
Classificazione e Archiviazione: Organizzazione e classificazione dei documenti secondo criteri predefiniti, garantendo un’archiviazione ordinata e facilmente accessibile.
Gestione Flussi Documentali: Coordinamento e monitoraggio dei flussi documentali tra uffici e dipartimenti, assicurando che i documenti vengano smistati e trattati in modo tempestivo.
Verifica e Controllo: Controllo della conformità dei documenti rispetto alle normative e alle procedure interne, inclusa la verifica dell’accuratezza delle informazioni registrate.
Gestione Comunicazioni: Gestione e distribuzione delle comunicazioni ufficiali, garantendo che tutte le parti interessate ricevano le informazioni necessarie in modo tempestivo.
Supporto alla Digitalizzazione: Collaborazione con l’Ufficio Servizio Digitalizzazione per l’implementazione e l’uso di sistemi di gestione elettronica dei documenti (GED).
Conservazione e Sicurezza: Assicurare la sicurezza e la conservazione adeguata dei documenti, sia cartacei che elettronici, proteggendoli da accessi non autorizzati e danni.
Assistenza e Formazione: Fornire supporto e formazione al personale su procedure e normative relative alla gestione del protocollo e dei documenti.
Compliance Normativa: Garantire che tutte le pratiche e procedure siano conformi alle normative vigenti in materia di gestione documentale e protocollo amministrativo.
Gestione Richieste di Accesso: Gestione delle richieste di accesso ai documenti da parte di terzi, assicurandosi che le informazioni siano fornite in conformità alle normative sulla privacy e alla normativa vigente.

Tipologia di organizzazione

Ufficio -

Area di riferimento

Settore 2 - Innovazione - Transizione Digitale e Suap

Innovazione Tecnologica:
- Progettazione e Implementazione: Pianificare e realizzare progetti innovativi per migliorare i servizi comunali attraverso l'uso di nuove tecnologie.
- Sviluppo di Soluzioni Digitali: Promuovere e adottare soluzioni digitali per semplificare i processi amministrativi e migliorare l'efficienza operativa.
Transizione Digitale:
- Digitalizzazione dei Servizi: Coordinare la transizione digitale dei servizi comunali, garantendo la disponibilità di servizi online per i cittadini e le imprese.
- Infrastrutture Digitali: Gestire e migliorare le infrastrutture informatiche del comune, inclusi i sistemi di comunicazione e gestione dati.
Gestione del SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive):
- Supporto alle Imprese: Facilitare l’avvio, la modifica e la cessazione delle attività produttive, offrendo assistenza e semplificando le procedure amministrative.
- Gestione delle Pratiche: Ricevere, gestire e processare le pratiche amministrative relative alle attività economiche, in conformità con la normativa vigente.
Semplificazione Amministrativa:
- Riduzione della Burocrazia: Implementare misure per semplificare i procedimenti amministrativi e ridurre i tempi di risposta per cittadini e imprese.
- Sportello Unico Digitale: Promuovere l'uso dello sportello unico digitale per la presentazione e la gestione delle pratiche, rendendo il processo più trasparente ed efficiente.
Formazione e Supporto:
- Formazione del Personale: Fornire formazione continua al personale comunale sulle nuove tecnologie e sull’uso degli strumenti digitali.
- Assistenza agli Utenti: Offrire supporto tecnico e consulenza ai cittadini e alle imprese nell’uso delle piattaforme digitali e nel completamento delle pratiche online.
Gestione dei Progetti di Innovazione:
- Pianificazione e Coordinamento: Sviluppare e coordinare progetti di innovazione tecnologica, assicurando l'integrazione tra i vari settori comunali.
- Monitoraggio e Valutazione: Monitorare l'implementazione dei progetti digitali e valutarne l'impatto sull'efficienza e la qualità dei servizi offerti.
Normative e Regolamenti:
- Conformità Normativa: Assicurare che le attività del settore rispettino le normative in materia di innovazione tecnologica, protezione dei dati e digitalizzazione.
- Aggiornamento Tecnologico: Mantenersi aggiornati sulle nuove tecnologie e normative, implementando le innovazioni in conformità con le linee guida governative.
Collaborazione con Enti e Partner:
- Partnership Tecnologiche: Collaborare con enti pubblici, aziende e istituzioni per promuovere l'innovazione e sviluppare nuove soluzioni digitali.
- Progetti di Finanziamento: Partecipare a bandi e progetti di finanziamento per ottenere risorse a sostegno delle iniziative di innovazione e transizione digitale.
Protocollo e Gestione Documentale:
- Protocollo: Gestire la protocollazione della corrispondenza in arrivo e in partenza, assicurando la corretta archiviazione e tracciabilità dei documenti.
- Archivio e Conservazione: Curare l’archiviazione e la conservazione dei documenti amministrativi, garantendo l’accesso agli atti secondo le normative vigenti.